Dấu hiệu bạn cần mảng này
- Việc chuyển tay qua nhóm chat, không rõ ai đang giữ.
- Đơn nhà cung cấp trễ, bạn biết khi khách đã gọi hỏi.
- Phê duyệt chờ một người; người đó vắng thì việc dừng.
- Quy tắc quan trọng chỉ nằm trong đầu một người.
- Cùng một số liệu được nhập lại ở nhiều nơi.
Cái giá: thời gian của người giỏi nhất đi vào việc lặp lại, lỗi chỉ thấy khi đã thành chuyện.
Giải pháp gồm gì, không gồm gì
Gồm
- Sơ đồ quy trình: bước nào, ai làm, ai duyệt, khi nào chuyển.
- Quy tắc nghiệp vụ đặt trong hệ thống, không trong đầu một người.
- Việc theo dõi tự tạo theo quy tắc có tên, có người nhận.
- Cảnh báo khi việc trễ hạn hoặc thiếu bước.
- Trạng thái từng việc, xem được mà không cần hỏi.
Không gồm
- Tự động hoá một quy trình chưa thống nhất. Chuẩn hoá trước, tự động sau.
- Để máy thay người quyết ở bước có hậu quả lớn.
- Hứa số giờ tiết kiệm trước khi đo trạng thái hiện tại.
Một quy trình điển hình, trước và sau
Ví dụ minh hoạ · Quy trình điển hình để hình dung, không phải một khách hàng cụ thể và không kèm số liệu.
Trước
- Người bán nhận đơn, nhắn nhóm chat cho bộ phận mua hàng.
- Mua hàng đặt nhà cung cấp, ghi vào bảng tính riêng.
- Không ai biết đơn nhà cung cấp đã trễ cho tới khi khách hỏi.
Sau
- Đơn của khách tạo việc cho mua hàng, có người nhận rõ.
- Đơn nhà cung cấp nối với đơn của khách.
- Đơn nhà cung cấp quá ngày sẵn hàng thì người phụ trách được cảnh báo.
- Quản lý thấy việc đang kẹt ở bước nào.
Ai giữ quy tắc, ai chịu trách nhiệm
Quy tắc do bạn duyệt
Mỗi quy tắc tự động được viết ra và được bạn duyệt trước khi chạy.
Mỗi bước một người chịu trách nhiệm
Kể cả bước máy làm, vẫn có một người chịu trách nhiệm kết quả.
Ngoại lệ về tay người
Trường hợp quy tắc không xử lý được thì chuyển cho người, không tự đoán.
Trạng thái từ hệ thống
Báo cáo tiến độ đọc từ hệ thống, không từ báo cáo gộp tay.
Bạn nhận gì, và thế nào là xong
- Bản đánh giá viết về quy trình hiện tại: điểm nghẽn, chỗ chỉ cần đổi cách quản lý, chỗ cần hệ thống. Bạn giữ bản này.
- Phạm vi và báo giá cho từng giai đoạn, chốt trước khi làm.
- Giai đoạn chỉ xong khi đội bạn dùng nó thay cho bảng tính.
- Sau 30 ngày dùng thật, một bảng trước và sau trên những con số đã chốt.
Qomero không hứa kết quả trước khi đánh giá vận hành.